قولنامه محضری چیست
اسناد رسمی یا محضری به اسنادی اطلاق می‌شود که توسط دفاتر اسناد رسمی صادر می‌شوند. دفاتر اسناد رسمی یا دفترخانه یا محضر، مراکز حقوقی و مدنی وابسته به قوه قضاییه هستند که به تنظیم و ثبت رسمی اسناد می‌پردازند.
قولنامه نیز سندی است که طرفین قرارداد در آن تعهد به انتقال مال به دیگری را در موعد مقرری اعلام می‌کنند. بنابراین، می‌توان گفت قولنامه محضری، سندی است که طرفین آن را در دفاتر اسناد رسمی تنظیم و ثبت کرده و این سند طرفین را ملزم به اجرای تعهدات خود در قرارداد بیع عمل می‌نماید.
با توجه به اینکه قولنامه محضری در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود، از اعتبار و ارزش اسناد رسمی نیز بهره‌مند خواهد بود. ماده ۱۲۹۲ قانون مدنی در این زمینه بیان می‌کند: “در مقابل اسناد رسمی یا اسنادی که اعتبار اسناد رسمی را دارد انکار و تردید مسموع نیست و طرف می‌تواند ادعای جعلیت به اسناد مزبور کند یا ثابت نماید که اسناد مزبور به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است.”
نحوه تنظیم قولنامه محضری
در این بخش، روند تنظیم قولنامه محضری به دقت توضیح داده شده است.
- مرحله اول: توافقات اولیه و مراجعه به دفاتر اسناد رسمی
- طرفین پس از انجام توافقات اولیه به صورت حضوری به یکی از دفاتر اسناد رسمی مراجعه می‌کنند.
- مرحله دوم: احراز هویت و اهلیت طرفین
- سردفتر، هویت طرفین معامله را به همراه نماینده یا وکیل آنها احراز می‌کند.
- اهلیت طرفین برای انعقاد معامله و قولنامه بررسی می‌شود.
- مرحله سوم: احراز مالکیت و تنظیم سند مالکیت
- برای موارد مرتبط با اراضی و املاک، پاسخ استعلام از واحد ثبتی بررسی می‌شود.
- اگر انطباق میان پاسخ استعلام و سند مالکیت صادره وجود داشته باشد، سردفتر به تنظیم سند می‌پردازد.
- مرحله چهارم: توافقات نهایی و انجام قولنامه
- طرفین باید در رابطه با مفاد قولنامه با یکدیگر توافقات نهایی را انجام دهند.
- مفاد قولنامه پس از ثبت در سامانه، قابلیت تغییر نخواهند داشت.
- مرحله پنجم: تنظیم و صدور سند رسمی
- سردفتر با ورود به سامانه ثبت الکترونیک اسناد، فرم تنظیم سند مورد نظر را فراخوانی کرده و اطلاعات مربوط به تنظیم سند و هزینه‌ها را وارد می‌کند.
- پس از دریافت پرینت سند تنظیمی از سامانه، مراحل بعدی را آغاز می‌کند.
- مرحله ششم: بررسی و امضاء سند
- سردفتر پس از بررسی و انجام اصلاحات لازم، مراتب را در دفتر جاری دفترخانه درج می‌کند.
- امضاهای اصحاب سند در دفتر تحت نظر سردفتر انجام می‌شود.
- مرحله هفتم: نگهداری و تحویل نسخه‌ها
- سردفتر نسخه‌های نهایی سند را به تعداد مورد نیاز از سامانه دریافت و در بایگانی نگهداری می‌کند.
- نسخ اشخاص ذی‌نفع تحویل گرفته و نسخه تنظیمی به همراه نسخ مقدماتی در بایگانی نگهداری می‌شود.
تبدیل قولنامه دستی به محضری
در بسیاری از موارد، طرفین معامله قولنامه خود را به صورت دستی و به عنوان یک سند عادی تنظیم می‌کنند. اما به دلیل عدم اعتبار اسناد دستی در مقایسه با اسناد رسمی، ممکن است طرفین تصمیم بگیرند قولنامه دستی خود را به قولنامه محضری تبدیل کنند. در این بخش از مقاله، امکانات و نحوه تبدیل قولنامه دستی به محضری توضیح داده شده است.
آیا این امکان وجود دارد؟ بله، افراد می‌توانند به منظور افزایش اعتبار قولنامه دستی خود، با فراهم کردن مدارک مورد نیاز، به یکی از دفاتر اسناد رسمی مراجعه کرده و درخواست ثبت قولنامه دستی خود را ارائه دهند.
در اینجا دفاتر اسناد رسمی پس از احراز هویت طرفین و بررسی موضوع و مال معامله، اقدام به تنظیم قولنامه محضری می‌نمایند. این عمل شامل مراحلی مانند احراز هویت، بررسی مالکیت، و تنظیم سند محضری است، که در مراحل قبلی توضیح داده شده‌اند.
نتیجتاً یک نسخه از قولنامه محضری به طرفین معامله تحویل داده می‌شود و یک نسخه دیگر از آن به همراه نسخه‌های مقدماتی در بایگانی دفترخانه نگهداری می‌شود. این تبدیل از یک قولنامه دستی به یک قولنامه محضری، باعث افزایش اعتبار و قانونیت معامله می‌شود.
